보도자료란?

기업, 기관이 뉴스 형식으로 작성해 발표하는 자료입니다.

보도자료는 소식을 세상에 알리기 위해 육하원칙에 따라 뉴스 형식으로 작성한 자료입니다. 보도자료는 문서 외에 사진, 동영상, 도표 등으로 구성됩니다. 기업 또는 기관이 보도자료를 기자에게 보내면 언론은 이를 인용해 뉴스 보도를 하게 됩니다.

보도자료는 영어로 press release입니다. 언론에 배포한다는 뜻입니다. 요즘에는 보도자료를 기자에게만 배포하는 것이 아니라 회사 웹사이트에 올리고 뉴스와이어 같은 온라인 서비스를 통해 언론사와 포털, 투자자와 전문가에게 배포하는 기업이 늘어나면서 news release라는 용어가 점차 보편화되어 가고 있습니다.

기업, 기관의 보도자료는 언론의 뉴스 가공 이전 단계에 노출되므로 언론사 뉴스보다 빠릅니다. 또한 내용이 상세하며, 발표기관의 입장을 정확히 파악할 수 있습니다. 이런 장점 때문에 기자는 물론 전문가, 투자자, 기업인들도 보도자료를 많이 참고하고 있습니다.

기자는 왜 보도자료를 좋아하나

마감에 쫓기는 기자 입장에서는 보도자료가 기사 작성에 큰 도움이 됩니다. 기자들은 보도자료를 읽고 궁금한 것을 물어보고 보충 취재해 기사를 쓰기도 하고, 때에 따라서는 보도자료를 그대로 기사로 내보내는 일도 있습니다.

보도자료의 위력은 기자를 상대해 본 경험이 있는 분이라면 쉽게 알 수 있습니다. 뉴스 보도를 요청하기 위해 기자에게 전화하면 시간에 쫓기는 기자는 “보도자료가 있나요? 이메일로 보내면 검토 뒤 알려주겠다”고 하는 것이 보통입니다.

기자는 왜 보도자료를 좋아할까요? 말하는 것을 받아 적거나 녹음해 기사화하려면 많은 시간이 걸립니다. 반면에 보도자료를 편집해 기사로 만들기는 매우 쉽습니다. 속보 경쟁 때문에 언론사는 기업이 배포한 보도자료를 거의 고치지 않고 그대로 보도하기도 합니다. 기자가 보도자료를 좋아하는 또 다른 이유는 문서로 하는 커뮤니케이션이 말보다 훨씬 정확하기 때문입니다.

급증하는 보도자료

미국 학자가 뉴욕타임스와 워싱턴포스트에 나온 기사를 조사한 데 따르면 60%가량이 보도자료 등 언론 홍보 활동의 결과였습니다. 컬럼비아 저널리즘 리뷰가 경제신문인 월스트리트 저널의 하루 치 기사를 분석한 결과에서는 기사의 70%가 언론 홍보의 결과였습니다. 전문지와 온라인 매체로 갈수록 보도자료 의존 정도는 더 높게 나타납니다.

예전에는 언론사에 보도를 요청하는 것이 쉬운 일이 아니었습니다. 보도자료를 직접 들고 가거나 전신으로 언론사에 보내야 했기 때문입니다. 따라서 보도자료 배포는 기자실을 둔 정부 부처 또는 홍보팀을 갖춘 대기업만 할 수 있었습니다.

하지만 1980년대 팩스 등장에 이어 1990년대 인터넷 시대가 열리면서 보도자료 배포량은 기하급수적으로 늘어나고 있습니다. 요즘에는 누구나 이메일과 웹서비스를 이용해 기자에게 쉽게 보도자료를 보낼 수 있게 되었고, 인터넷 매체가 수천 개 등장해 지면과 시간의 제약이 없이 엄청난 양의 뉴스를 보도할 수 있게 되었기 때문입니다.

누가 작성하나?

보도자료를 작성해 외부에 배포하는 일은 일정 규모 이상의 조직에서는 홍보 담당 부서가 책임을 지고 합니다. 홍보 담당자는 실제 업무를 담당하는 주무부서의 도움을 받거나 취재를 해서 보도자료를 만들게 됩니다. 하지만 중소기업 등 작은 조직에서는 임원이나 간부가 직접 보도자료를 작성합니다.

보도자료는 발생한 사건을 사실대로 3인칭 관찰자 시점에서 작성합니다. 뉴스와 다른 점은 기자가 취재를 할 수 있도록 작성자의 이메일과 전화번호 등 연락처를 넣고, 끝부분에 발표한 회사나 기관에 대한 소개 글과 웹사이트가 들어간다는 점입니다.

보도자료 앞부분에는 발표 날짜가 들어갑니다. 그리고 발표 당일에 많은 언론사와 기자에게 일제히 배포하는 것이 일반적입니다. 일부 기자에게 먼저 보도자료를 보내 기사화된 다음 날 다른 기자에게 보도자료를 보내면 늦게 받은 기자는 기분 나쁘게 생각하며 기사화하기를 꺼립니다.

어떤 보도자료가 기사화되나?

보도자료를 언론사가 얼마나 많은 언론사가 비중 있게 보도할 것인지는 내용이 얼마나 뉴스 가치가 있고 잘 썼는지, 얼마나 많은 담당 분야 기자에게 정확하게 보도자료를 타겟팅해 보냈는지에 따라 결정됩니다.

또한 보도자료 배포는 타이밍이 중요합니다. 오늘 신제품을 출시했거나, 상을 받았거나, 행사를 진행했다면 오늘 보도자료를 보내야 합니다. 뒤늦게 소식을 알리면 언론은 시의성이 떨어져 보도를 꺼립니다.

언론 보도는 단순한 정보 공개 이상의 의미가 있습니다. 언론은 어떤 기업이나 제품 또는 사건이 소비자나 대중이 주목할 만한 가치를 갖고 있다고 생각할 때 보도를 합니다. 독자는 뉴스로 보도가 된 것은 그만한 이유가 있다고 생각하면서 기사를 읽게 됩니다. 하버드비즈니스스쿨 연구 결과, 기사는 같은 크기의 광고보다 10배의 효과가 있는 것으로 나타났습니다.

언론에 보도를 요청하려면 촌지나 광고비를 주어야 하지 않을까 걱정하는 분들이 의외로 많습니다. 이는 오해입니다. 뉴스 가치가 있는 일이 생겼을 때 보도자료를 작성해 기자에게 보내면 거의 모든 언론사는 대가 없이 보도합니다.

오늘도 국내에서는 기업, 정부, 기관, 단체, 학교 등이 하루 수천 개의 보도자료를 기자들에게 보내고, 언론은 이를 인용해 뉴스 보도를 하고 있습니다.

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