회의문화로 기업문화를 변화시킨다...태평양 ‘회의관리시스템’ 운영

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아모레퍼시픽 코스피 090430

2006-04-07 08:34

서울--(뉴스와이어)--‘회의혁명(새로운제안)’ ‘위대한 회의(에이지21)’ ‘바보들은 매일 회의만 한다(예문)’ ‘커피가 식기 전에 회의를 끝내라(넥서스)’… 회의 관련 서적들이 봇물을 이루고 있다. 이는 사회 전반에 걸쳐 회의문화의 중요성이 점차 커지고 있는 사회적 현상을 대변하고 있는 것이다.

주로 상사들이 소집하고 일방적인 의견이나 공지사항을 전달하는 하달식 회의가 대부분이었던 과거에는 대다수 기업들의 회의문화가 경직 일변도였다. 평소 자율적이고 개방적인 분위기를 갖고 있던 기업들조차도 회의시간만 되면 딱딱하게 굳어지곤 했다. 하지만 지금은 많은 기업들이 회의문화의 중요성을 인식하고, 자유로운 토론식 회의를 통한 경쟁력 향상에 관심을 기울이고 있다.

GE는 창의적인 아이디어를 생산할 수 있도록 회의 참가자들에게 편안한 복장을 권하고 있으며, LG전자는 지난해 7월부터 ‘111’ 캠페인을 펼치고 있다. (‘111’ 캠페인은 회의자료를 1시간 전에 공유하고, 회의시간은 1시간 이내로 하며, 회의가 끝난 후 결과를 1시간 이내에 공유하자는 것) 또한 제일기획 등 여러 회사들이 편안하고 창조적인 회의 분위기를 만들기 위해 회의실 이름을 휴양지나 음식물, 직원 이름 등으로 작명하는 사례도 점차 늘어나고 있다.

특히 지난해 7월부터 ‘회의관리시스템’을 운영하고 있는 태평양의 사례는 남다르다. 태평양은 회의 소집부터 진행, 완료, 결과 공유, 평가 등 전체 진행과정을 인트라넷 내에서 손쉽게 관리할 수 있도록 시스템을 개발하여 운영하고 있으며, 특허까지 출원하고 있다. 태평양의 회의관리시스템은 회의의 필요성을 갖고 있는 임직원이라면 누구나 이용이 가능하며, 특히 날짜별 시간별 회의실 예약현황을 제공하고 있어 회의의 성격과 참가자 규모 등을 고려하여 본인이 원하는 스타일의 회의실을 선택할 수도 있다. 그밖에도 임직원들의 이해를 돕기 위해 회의관리 매뉴얼과 애니메이션 강좌 등의 메뉴도 갖추고 있다.

태평양은 회의관리시스템 개발에 앞서 지난 2005년 3월 3천여 명의 임직원들을 대상으로 회의문화 실태를 조사하였으며, 문제점을 개선하기 위해 4월부터 6월까지 3개월 동안 사이버 교육과정을 개설하여 임직원들에게 회의의 중요성과 바람직한 회의문화에 관한 정보를 제공했다. 뿐만 아니라 사내 모든 회의실도 개방형 공간으로 변화시켰다.

한편 태평양이 지난해 8월부터 올 2월까지 7개월 동안 회의관리시스템을 통해 관리된 2천여 건의 회의들을 분석한 결과 "중간관리자(과장급)가 주최하는 1시간 이내의 정보공유형 회의"가 가장 많은 것으로 나타났다. 분석 결과 일부 회의의 경우 시작되기 전에 회의자료를 공유하지 못했거나 계획된 시간을 초과하는 등의 문제점을 나타내기도 했지만, 회의관리시스템을 도입한 후 전반적으로 하달식 회의와 시간지연 등의 문제점이 상당 부분 개선되었으며, 특히 회의종료 72시간 내에 ‘회의록 공유’와 ‘회의 참가자 평가’를 실시함으로써 회의의 결과를 다시 한 번 숙지하고, 개선해 나갈 수 있는 포인트를 발견할 수 있도록 한 점이 가장 큰 효과로 나타났다.

태평양 총무팀 임재연 팀장은 “회의관리시스템의 도입으로 인해 회의문화 개선에 대한 공감대가 형성되었을 뿐만 아니라 자유롭게 자신의 의사를 전달하고 수용하는 열린 커뮤니케이션 문화의 기반이 조성되어 가고 있다는 것이 가장 큰 수확”이라고 강조했다.

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