세계 첫 ‘공인 전자문서보관소’ 연내 출범

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2006-05-01 11:43

서울--(뉴스와이어)--앞으로 기업간에 중요한 문서를 팩스로 보내고 퀵서비스로 문서를 직접 전달할 필요가 없어진다. 기업간 전자결재 시스템을 갖추지 않더라도 공인전자문서보관소를 이용하면 전자문서를 안전하고 쉽게 보관·전달할 수 있기 때문이다.

또한 대출계약서, 보험증권 등을 찾느라 책장 구석을 뒤질 필요도 없어진다. 계약서를 스캐닝해서 공인전자문서보관소에 보관하면 언제든지 인터넷을 통해 볼 수 있고 증명서를 발급받을 수 있기 때문이다.

▣ 금년 내에 또 하나의 ‘e-비즈니스 혁명’으로 불리는 「공인전자문서보관소」가 세계 최초로 우리나라에서 본격적으로 시행될 것으로 보임

◇ 산업자원부는 5월2일 공인전자문서보관소 제도 설계의 마지막 단계인 「공인전자문서보관소 시설 및 장비 등에 관한 규정」과 「전자문서보관등 표준업무준칙」을 공포하고 시범사업을 거쳐 올해 9월부터 제도를 본격 시행할 것이라 밝힘

ㅇ 이로써 ‘05.3월 ’전자거래기본법‘ 개정을 통해 ’공인전자문서보관소‘ 제도가 도입된 이후 시행령·시행규칙, 세부 고시에 이르는 제도 설계가 마무리됨에 따라 이르면 11월 「제1호 공인전자문서보관소」가 지정될 것으로 보임

◇ 공인전자문서보관소가 도입됨에 따라 종이문서 생산·보관·유통에 드는 막대한 비용을 절감할 수 있을 뿐만 아니라 업무 프로세스 자체가 전자화됨으로써 사무실의 생산성을 획기적으로 제고할 수 있을 것으로 예상

※ 은행권(1,500억원), 보험업(900억원), 카드사(1,200억원), 제조업(1조원 이상) 비용절감 효과 발생 예상

◇ 산자부는 보관소 제도가 세계 최초로 도입되는 제도인 만큼 본격 시행전 시범사업을 통해 시설·장비, 운영절차 등 제도 전반을 점검하고 보관소를 이용한 실제 활용사례를 실증하여 보관소 제도의 시행에 만전을 기할 계획

▣ 또한, 산자부는 공인전자문서보관소 조기 활성화를 통한 기업 비용절감 및 업무 생산성 증대를 위해

① 현재 허용여부가 법적으로 불분명한 종이문서의 전자적 보관(스캐닝을 통한 문서보관)의 법제화를 위해 관련 법령의 개정을 추진하고

② 보관소를 활용한 다양한 비즈니스 모델 발굴 등 보관소 활성화를 위한 마스터플랜을 수립하고

③ 전자문서 이용을 저해하는 법제도를 발굴, 관련 법령의 개정을 추진할 계획임

▣ 먼저, Paperless로 가는 중간단계에서 나타나는 종이문서의 전자적 보관을 법적으로 허용하기 위해 금년 정기국회시 전자거래기본법 등 관련 법령의 개정을 추진할 계획임

◇ 스캐닝문서 보관은 현재 금융권 등 업계의 가장 큰 관심사항으로 법·제도적 미비로 인해 기술 및 업무 프로세스 발전을 가로막고 기업의 업무 효율화 및 비용절감을 저해하는 대표적인 사례로 지적되어 왔음

※ 현재 대부분의 은행, 보험업계는 각종 청약서류, 전표 등을 스캐닝 시스템을 통해 전자화하고 심사, 검색 등 업무에 활용하고 있으나스캐닝문서 보관이 법적으로 허용되는지 불분명, 따로 종이문서 원본을 보관하고 있어 막대한 보관비용 발생 및 분실, 화재 등의 위험에 노출

예1) 국내 4대 메이저 보험사의 연간 종이문서생산량은 1억3600만장으로 이는 63빌딩의 54배 높이, 삼성화재는 문서보관 위해 6,600㎡ 창고 보유

예2) 모 시중은행의 경우 5억장에 달하는 문서보관을 위해 15,000㎡의 창고를 보유하고 있으며 현대차는 연간 5톤 트럭 30대 분량 문서 발생

◇ 스캐닝 문서의 경우 일반 전자문서와는 달리 원본 종이문서가 존재하는 ‘종이문서의 전자적 사본’으로 상법 관계규정에서 ‘마이크로필름’ 형태의 보관은 인정하고 있으나 스캐닝 문서의 경우 그 허용여부가 불분명

ㅇ 전자문서에 관한 일반법인 「전자거래기본법」도 이에 관한 규정 미비

※ 일본의 경우 이미 2005년 「e-문서법」을 통해 스캐닝문서의 보관을 허용

◇ 그동안 스캐닝의 경우 스캐닝 후 위변조가 용이하다는 점에서 법적허용 여부에 신중을 기한 측면이 있으나

ㅇ 금번 공인전자문서보관소 도입으로 전자문서 생성 후 안전한 보관방법이 도입됨에 따라 일반 전자문서와 마찬가지로 스캐닝을 통한 보관을 법제화함으로써 기업의 비용 절감 및 업무 프로세스의 효율화 시급

▣ 보관소 제도 활성화 및 성공적인 안착을 위해서는 다양한 비즈니스 모델 개발과 전체 산업으로의 확산이 필수적

ㅇ 산자부는 비즈니스 모델 발굴 및 보관소 도입으로 인한 기업 측면의 효과, 향후 보관소 시장규모 등 보관소 발전방향을 담은 ‘공인전자문서보관소 마스터플랜’을 수립할 계획임

ㅇ 이를 통해 다양한 비즈니스 모델을 개발, 제시함으로써 현재 금융권 위주로 전개되고 있는 보관수요를 전 업종으로 확산하고 보관소 제도의 조기 활성화를 적극 추진

▣ 한편, 전자문서 이용을 특별히 허용하는 규정이 없을 경우 사후 분쟁·자료제출 등에 대비, 여전히 전자문서 이용에 소극적인 현실을 감안,

ㅇ 종이문서 생산·보관이 지속되는 분야를 파악, 전자거래기본법 개정시 관련법령의 일괄개정을 추진

※ ‘05.3월 전자거래기본법 개정시에는 28개 법률, 56개 조항 일괄개정

◇ 또한, 문서보안 등의 이유로 문서 유통·보관을 제약하는 법률*을 발굴, 관계부처 협의를 통해 개정을 추진함으로써 전자문서 유통 활성화를 통한 효율성 증대 도모

※ 현재 의료관련법령이 환자 개인정보보호를 위해 진료기록, 차트 등을 병원내에 보관토록 하고 있어 병원간 진료기록 공유가 어렵고 환자가 직접 차트 등을 제출하여야 하는 등 불편

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