스캐닝을 통한 문서 보관 가능해진다

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2006-07-06 11:19

서울--(뉴스와이어)--앞으로 기업들이 종이문서를 보관하기 위해 따로 창고를 두거나 보관해 놓은 서류를 찾느라 창고를 뒤지지 않아도 될 전망이다. 대신 종이문서를 스캐닝을 통해 전자적으로 보관하고 필요할 때 쉽게 검색해서 업무에 활용하면 된다.

산자부는 최근 상법상 문서보존 규정*에 대한 법무부의 유권해석을 통해 그동안 법적 효력여부가 불분명했던 ‘종이문서의 스캐닝을 통한 전자적보관’이 가능한 것으로 결정되었다고 밝힘

*상법 33조3항 : 장부·서류는 마이크로필름 기타의 전산정보처리조직에 의하여 보존할 수 있다.

이에 따라 대차대조표, 발기인의사록, 주총의사록, 정관, 이사회의사록, 감사록 등 상법에서 특별히 원본 보존을 명시한 극히 일부문서를 제외한 대부분의 장부와 서류를 스캐닝을 통해 보관할 수 있게 되었음

또한 산자부는 스캐닝 문서의 경우 위변조가 용이하기 때문에 스캐닝기준·절차가 없을 경우 법적으로 가능함에도 불구하고 실제 활성화가 어려운 현실을 감안, 스캐닝 문서 보관을 촉진하기 위해 「전자거래기본법」을 개정하여 ①‘스캐닝문서 보관’의 근거 규정을 마련하고 ②신뢰할 수 있는 스캐닝 기준·절차를 제정할 계획이며 7월 중 「전자거래기본법」 개정안을 마련하여 공청회 등을 통한 의견수렴을 거쳐 금년 정기국회에 개정안을 제출, 빠르면 내년 상반기부터는 실제로 스캐닝보관이 활성화될 수 있을 것으로 전망

스캐닝문서 보관이 활성화되면 문서 보관에 소요되는 비용을 상당부분 절감할 수 있을 뿐만 아니라 업무프로세스 전자화를 통해 사무실 생산성을 획기적으로 제고할 수 있을 것으로 전망

현재 금융권, 통신업계 등 기업들은 각종 청약서류, 전표 등을 스캐닝 시스템을 통해 전자화하고 심사, 검색 등 업무에 활용하고 있으나 스캐닝문서 보관의 법적 허용여부가 불분명, 따로 종이문서 원본을 보관하고 있어 막대한 보관비용 발생 및 분실, 화재 등의 위험에 노출

※ 모 시중은행의 경우 5억장에 달하는 문서보관을 위해 15,000㎡의 창고를 보유하고 있으며 현대차는 연간 5톤 트럭 30대 분량 문서 발생
※ 종이문서보관을 위해 은행권(1,500억원), 보험업(900억원), 카드사(1,200억원), 제조업(1조원 이상) 비용 소요

관련업계는 ‘스캐닝문서 보관’을 법·제도의 미비가 기술·업무 프로세스 발전을 가로막고 업무 효율화·비용절감을 저해하는 대표적인 사례로 지적

한편 스캐닝문서 보관이 가능하게 됨에 따라 스캐닝문서 보관이 오는 9월부터 세계 최초로 시행되는 「공인전자문서보관소」의 주요 비즈니스 모델로 떠오를 전망이며 이에 따라 그동안 사업 초기 확실한 수익모델에 대한 우려로 보관소 사업에 참여를 관망하던 업체들의 사업참여가 활발해 지는 등 공인전자문서보관소의 조기 활성화에도 크게 기여할 것으로 보임

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