서울시, ‘창의와 열정’ 으로 일하는 조직문화 프로그램 도입
서울시는 창의와 열정의 조직문화를 형성하여 이를 시정의 동력으로 삼아 서울시의 경쟁력을 높이고 서울시민의 행복지수를 제고하기 위해 새롭고 다양한 조직문화 프로그램을 도입·운영키로 하였다.
□ 새롭게 도입된 조직문화 프로그램은 크게 두가지로 구분할 수 있다.
① 창의적이고 생산적으로 일하는 조직문화를 만드는 것이다.이를 위해
- 「Workout Meeting」
- 「창의의 날」 운영
- 「창의인 상」 시상
- 「회의문화」 개선
- 「당일결재」 활성화 등의 프로그램을 마련하였다.
② 또한 신나게 열정적으로 일하는 조직문화를 만들기 위해
- 「소통형통의 장」 운영
- 「시니어보드」, 「주니어보드」 구성·운영
- 칭찬문화 확산을 위한 「칭찬왕」 선발
- 「건강관리팀」 신설
- 「신바람 동호회」 지원
- 「가정의 날」 등의 프로그램을 운영키로 하였다.
Ⅱ. 분야별 추진사항
▣ 창의적이고 생산적으로 일하기
「Workout Meeting」
대규모 행정기관이 갖는 관료적이고 폐쇄적인 조직문화가 업무의 효율성을 저하시키고 지시일변도의 회의방식이 상하 공무원간 자발적인 참여나 원활한 의사소통을 가로막고 있다는 판단에 따라
시 조직내부의 업무프로세스상 비효율을 제거하고 창의와 상상력이 바탕이 된 활기찬 창의시정 조직문화를 만들어가기 위하여 민간기업에서 활발하게 시행중인 Workout Meeting을 창의과제로 채택하여 시정에 활용하기로 하였다.
Workout Meeting은 현안업무에 관련된 다양한 참여자들의 이해와 합의를 통해 결론을 도출하고 최종 의사결정자의 강력한 지원을 받아 신속히 실행에 옮기는 의사결정방식이다.
서울시는 앞으로 Workout Meeting 예비실행 및 공개시연회 결과를 종합적으로 검토하여 세부 시행방안을 마련하고 전 기관 및 부서로 확대 시행할 계획이다.
아울러 Workout Meeting이 시정전반에 확산·적용될 수 있도록 하기 위해 서울시 공무원교육원에 Facilitator(전문 진행자) 양성과정, Workout Meeting 의사결정 진행기법 교육 등 관련 전문교육과정을 신설하고 외부 전문기관 위탁교육 등도 시행할 예정이다.
「창의의 날」 운영
서울시 공무원들의 창의적 발상과 변화를 유도하기 위하여 기관별로 적정한 날을 선정하여「창의의 날」을 운영하기로 하였다. 창의의 날에는 각자 업무에 대해서 점검해 보고 업무개선의 계기를 만들고자 하는 것이다.
「창의인 상」 운영
시 공무원들이 창의적으로 일하는 조직문화를 형성하고 나아가 창의시정을 확산시키기 위하여 우수한 창의 아이디어 제안자와 우수 실행부서에 포상 및 인센티브를 제공하는 “창의인(부서) 상” 제도를 운영할 계획이다.
“창의인 상”은 아이디어 제안자에 대한 「창의제안상」과 아이디어 실행부서에 대한 「창의실행상」으로 나누어지며
- 「창의제안상」은 우수한 창의적 아이디어로 시정발전에 기여한 개인에게 수여되며,
- 「창의실행상」은 창의 아이디어 실행으로 시정발전에 기여한 팀(부서)에 시상하게 된다.
“창의인(부서) 상”은 9월부터 시 본청·본부 및 사업소와 공사·공단·출연기관을 대상으로 분기별로 수여되며, 12월부터는 자치구까지 확대 시행된다.
「회의문화」 개선
서울시에서는 상의하달식 일방적 지시나 전달 위주의 회의를 개선하여 토론을 통해 문제를 해결하는 생산적 회의문화를 정착시키기로 하였다.
회의 숫자 감축
- 통상적인 자료수집이나 단순한 지시·정보전달 회의 등은 대폭 감축하거나 메신저 활용 등으로 대체
회의자료 사전 제공 및 회의시간 상한제
- 밀도있는 토론을 위해 회의자료를 사전에 제공하고, 회의 시작전 회의시간을 미리 정해 놓고 회의 진행
회의일정 관리
- 불요불급한 회의소집 요구를 사전에 억제하기 위해 회의 일정표를 작성하고 정책기획관을 회의일정 관리자로 지정하여 시 회의일정을 종합 관리
월요 간부회의 CATV 중계
- 월 1·3주 간부회의를 시청내 CATV로 중계하여
- 실·국장들이 다시 과장, 팀장들에게 내용을 전달하는 회의 생략
회의진행방식 개선
- 회의의 효과성을 높일 수 있도록 White Board와 Post-it 게시판 활용 등 진행방식 다변화
「당일결재」 활성화
취지 : 신속한 의사결정으로 사무지연을 방지하기 위해 「당일 결재」를 정착시켜 나가기로 하였다
방법 : 주간단위로 실·국별 결재처리 시간을 통계 처리하여9.20(수) 사무자동화 게시판에 1차 공지
효과 : 평균결재시간이 26시간에서 18시간으로 감소하여 30%의 개선효과가 있었다.
앞으로도 당일(1일)결재 분위기가 정착될 때까지 BEST 5 실·국을 지속적으로 공개하여 결재시간 지연에 따른 행정손실과 비용을 줄여나감과 동시에 시민고객에 대한 서비스 수준을 향상시킴으로써 만족도를 높여나가기로 했다.
또한 향후 실·국장 이상 간부가 언제 어디서나 결재가 가능하도록 GVPN(가상사설망)등을 활용하여 유비쿼터스 환경의 신속한 의사결정 체계를 확대발전 시켜나갈 계획이다.
직원들의 정신적, 육체적 건강에 대해 조직적 차원에서 관심을 가지고 건강관리 프로그램과 건강증진 관련시설을 운영하는 「건강관리팀」을 신설한다.
기 능
공공기관 최초로 도입되는 「건강관리팀」에서는 직원들의 건강상담, 금주·금연운동 전개, 전문의 초청 건강관리교육 실시, 건강관리법 안내 등 체계적인 건강관리업무를 수행하여 직원들의 활기찬 직장생활을 도모할 계획이다
구 성
인 원 : 총 15명(시 일반직 4, 의사 2, 간호사 2, 치위생사 1, 체육지도사 1, 영양사 1 등)
공개모집 : 사무자동화를 통하여 건강관리팀장 공개모집중
「신바람 동호회」 지원
매년 직원들의 동호회 활동에 대한 관심이 증대되고 있는 추이를 반영하여 현재 운영중인 산악회 등 28개 동호회(회원 2,494명) 활동과 동호회 신설을 적극 지원하기로 하였다.
게시판을 통해 동호회의 활동결과를 공개하여 동호회 모임활동에 대한 다른 직원들의 공감대를 형성하고 관심을 유도해나가고
연 1회 이상 정기적으로 시 공무원들에게 동아리를 홍보하고 활동내용을 선보이는 「동아리 한마당」 축제도 개최할 계획이다.
「가정의 날」 운영
가정친화적인 직장 근무환경을 조성하기 위하여 매월 특정일을 “가정의 날”로 지정·운영하기로 하였다.
각 부서별 자율적 운영을 원칙으로 하되, 이날은 직원들의 야근을 최소화하고 가족과의 문화생활 등을 유도할 계획이다.
또한 가족들에게 전화나 문자메세지로 「가정의 날」임을 예고하기, 부모나 가족에게 편지쓰기, 가족사진 컨테스트, 직장내 가족초청행사 개최 등 다양한 프로그램을 도입시행할 계획이다.
Ⅲ. 예비실행 및 향후 추진계획
□ 발굴된 11과제중 「창의인 상」 시상, 「건강관리팀 신설」 등 즉시실행이 가능한 과제에 대해서는 9월부터 즉시 시행하였다.
「Workout Meeting」 등 8개 과제에 대해서는 예비실행 부서를 지정하여 GE Korea, 현대상선, LG 전자 등 6개 민간기업의 우수사례를 벤치마킹하고, 9.14부터 9. 21까지 시범실시도 거쳤다.
시범실시부서에서는 민간의 사례를 참고하여 시 실정에 맞는 창의적 실행방식 마련하였다.
□ 앞으로도 지속적인 관심을 가지고 조직문화 개선 과제를 계속 발굴해 나갈 예정이며 직원들의 자발적인 참여 속에 신나고 열정적으로 일하는 조직문화를 만들어나갈 계획이다.
▣ 신나게 열정적으로 일하는 조직문화 만들기
「소통형통의 장」 운영
상하간 원활한 의사소통을 통해 조직구성원간 벽을 허물고 조직의 창의성과 상상력을 제고하기 위하여 「소통형통의 장」을 운영한다.
※ 소통 : 상호의사전달이 원활하게 이루어지는 것
형통 : 업무가 제대로 잘 처리되는 것
「소통형통의 장」은 허심탄회한 대화를 통해 단합과 화합의 자리를 만들고 격무에서 벗어나 즐거운 직장분위기를 조성하는데 기여할 것으로 판단된다.
또한 이를 통해 신속하고 원할한 업무수행을 도모하고 궁극적으로는 시민에 대한 감동적 서비스의 창출을 목적으로 하고 있다.
「시니어보드」, 「주니어보드」 구성·운영
시니어보드
- 취지
서울시에서는 시정에 경험이 많은 간부급(실·국장+과장)의 경험과 전문지식의 활용을 통하여 시정발전을 도모하기 위하여 시니어보드를 구성·운영하기로 하였다.
- 구성
1~3급 간부 30명, 4급 간부 20명으로 구성되고
환경, 문화관광, 교통, 산업/경제, 여성/청소년, 보건/복지, 도시계획/주택, 시정일반(기획, 감사, 예산 등) 등
8대 분야(분야별 4~5명)에 걸쳐 운영되며, 월 1회 개최된다.
- 기능
▶ 다양한 시정경험과 전문지식을 활용하여 시정 주요현안에 대한 의견을 제출하게 되며,
▶ 매월 셋째주 목요일에는 “행정박사님 알려주세요”라는 자문의 날을 운영한다.
주니어보드
- 취지 : 현장 목소리 반영, 아래로부터 위로 상향식(Bottom Up) 의사전달 활성화
- 구성 : 능력 있는 중간계층 5급 이하 50명으로 구성
- 운영 : 월 1회 개최
- 기능 : 시정전반에 관한 일반직원들의 의견수렴창구가 되며, 간부와 일반 직원간 커뮤니케이션 가교역할도 수행하게 된다.
칭찬문화 확산을 위한 「칭찬왕」 선발
열심히 일하는 직원들을 칭찬하고 서로 격려함으로써 직원들의 일에 대한 성취감을 고취시키고 즐겁게 일하는 분위기를 조성하기 위하여 9월부터 시 전자문서시스템내에 칭찬프로그램인 “칭찬합시다” 코너를 개설·운영하고 있다.
- 11월부터 전산프로그램을 개발하여 손쉽고 편리한 방법으로 칭찬하고 칭찬에 대해 타부서의 추천이 가능토록 함으로써 칭찬에 대한 공감대를 확산시켜 나갈 예정이다.
또한 칭찬 및 추천내용을 종합평가하여 매월 “이달의 칭찬왕”, 매년 “올해의 칭찬왕”을 선발하고 인센티브를 지급하기로 하였다.
이를 통해 조직에 활력을 주는 직원, 고객에게 감동을 주는 직원 등을 발굴할 뿐만 아니라 칭찬내용을 서로 공유함으로써 인정의 조직문화, 격려의 조직문화를 양성할 계획이다.
서울특별시청 개요
한반도의 중심인 서울은 600년 간 대한민국의 수도 역할을 해오고 있다. 그리고 현재 서울은 동북아시아의 허브로서의 역할을 하고 있다. 서울시는 시민들을 공공서비스 리디자인에 참여시킴으로써 서울을 사회적경제의 도시, 혁신이 주도하는 공유 도시로 변화하고자 노력하고 있다.
웹사이트: http://www.seoul.go.kr
연락처
서울특별시 창의추진반 담당자 이만기 02-2171-2163
