경남도, 제2단계 공문서 표준 서식 확정 전국최초 시행
그동안 도는 행정내부에서 공통적으로 활용하고 있는 공문서식이 부서별로 직원개인에 따라 다양한 형태로 작성되고, 업무처리 절차도 잘 몰라 업무처리에 혼선을 빚는가 하면 결재과정에서 많은 시간이 걸리는 등 여러 가지 문제점이 도출되어 왔다.
이에 따라 도는 인사발령에 의해 보직이 변경되거나 시군 신규 전입자, 신규발령자가 새로운 업무연찬에 큰 어려움을 겪고 있는 등등 시간적 경제적 손실이 큼에 따라 신규직원도 30년 이상의 우수한 유경험자처럼 누구나 쉽게 작성하고 업무를 처리 할 수 있는 공문서표준화사업을 행정혁신 차원에서 전국 최초로 적극 추진하게 되었다.
공문서 표준화는 지난해부터 자치행정국장(권영환)을 팀장으로 21명의 T/F팀을 구성한 후 현황을 진단하고 대안도출을 하여 실과의 의견수렴 과정을 거쳐 『공문서표준화 제1단계사업』으로 11개 부문 105건 과제를 발굴 확정하여 『시도전자문서게시판』에 등록, 지난 10월부터 시행해 왔다.
그동안 경상남도에서는 전국최초로 개발한 공문서 표준 서식이 사장 되지 않고 상용화하는데 역량을 집중시키기 위하여 직원을 대상으로 자체교육 실시하고, 알기 쉽게 도움을 주기위해 공문서표준 편람 책자를 발간하여 도 본청과 시군은 물론 타 기관에도 배부하는가 하면, 공문서 표준서식을 확산·파급시키기 위해 행정혁신 우수사례로 대내·외 홍보는 물론 각종 경연대회, 워크숍, 연찬회 등 사례발표로 전국에 파급시킨 바 있다.
이처럼 『공문서표준화 제1단계사업』을 시행해 본 결과 문서기안과 결재시간 단축 등 행정업무처리가 훨씬 빠르고 표준서식에 의해 능률적으로 간결하게 작성할 수 있음에 따라 종전보다 약 80%정도의 시간을 절약되는 등 호응이 커지자 공문서식을 더 많은 범위까지 확대해 줄 것을 요구해 옴에 따라 2007년도 지방행정혁신 4대 중점과제의 일환으로 『공문서표준화 제2단계사업』을 추진하게 되었다.
올해 추진한 『공문서표준화 제2단계사업』은 지난 1월부터 기 구성되어 있는 T/F팀을 주축으로 수차례의 회의와 스탠드미팅, 부서간의 실무자 면담 등을 통하여 모두 25개 부문 84건의 과제를 발굴 완료하여 이번 7일부터『시도전자문서게시판』에 게시, 전 부서 직원이 활용토록 조치했다.
이번에 발굴한 표준서식은 보조금 예산집행, 의전행사의 기획 및 진행, 소청심사 청구, 반상회 홍보자료, 도의회 서면질문 답변자료 등 24건, 정부원격근무지원시스템(GVPN), 다면평가 자기기술, 실수인정 심사 청구, 어디서나 민원처리제(FAX민원)신청, 공무원 연금관련 신청 등 41건, 상조지원금, 맞춤형 공무원 단체보험, 공무원 임대주택 관련 신청 등 22건 등 모두 총 25개 부문 84건이다.
또한 시행과정상 문제점으로 도출 된 제1단계 발굴과제 중 위원회 구성·운영, 공무국외여행관리시스템 등 4개 부문 12건의 과제를 수정·보완하여 이를 전자문서시스템과 지식관리시스템에 게시하여 전 직원들이 용이하게 활용함으로써 획기적인 행정개선이 지속적으로 이루어지게 되었다.
앞으로도 경상남도는 공문서표준화 제1.2단계사업에 대한 활용도 점검평가와 분석을 실시 보완하고, 이어 하반기에는 『공문서표준화 제3단계사업』을 실시 한 후 『공문서표준화 규정』을 제정하는 한편 제1,2,3,단계를 총망라한 총 증보판 책자를 발간하여 전 지방자치단체와 정부기관에 배포하는 등 『공문서표준화사업』을 전국 행정혁신 브랜드화 시켜 나가기로 했다.
경상남도청 개요
경상남도의 행정과 민원 등의 업무를 총괄하는 지방행정기관으로 2014년 당선된 홍준표 지사가 이끌고 있다. 홍준표 지사는 권역별 미래 신성장산업 벨트 구축을 통한 지역경제 활성화, 사통팔달 물류·교통망 구축, 세계적인 남해안 관광·휴양거점 조성, 농·어·축산업 경쟁력 강화를 위한 체계적인 지원, 균형발전 구상, 차별없는 행복·경남 토대 구축, 도정개혁 추진을 실천할 계획이다.
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