부산시 회의문화 개선, ‘1·1·1 회의시스템’ 운영
시는 그 동안 잦은 회의로 인한 회의비용을 줄이고, 회의운영 능력, 회의운영 시스템, 회의운영 관습등을 바꾸기 위해 지난 6월부터 직원아이디어를 모집하고, 의견을 청취하여 『효율적 회의를 위한 매뉴얼』을 확정 하였다.
이번에 제작된 회의운영 매뉴얼은 회의운영 효율화를 위해 불필요한 회의를 줄이는 3가지 사고방식으로 꼭 필요한 회의가 아닐 경우 「그만 둔다」, 참석자, 빈도, 시간을 줄일 수 있을 경우「간소화 한다」, 다른 회의와 겸해서 할 수 있을 경우「통합위임 한다」등을 회의전에 검토하고 회의운영은 「1·1·1 회의시스템」을 준수하는 것으로 하고 있다.
또, 회의주체별 행동지침으로 회의준비자는 전화회의, 영상회의, PC 메일 활용 등 소집회의 이외에 다양한 회의 방식을 검토하고, 회의참석시 회의목적, 안건, 준비자료, 참석범위, 문의처 등 명확한 정보를 제공하고, 지난번 회의결과를 금번 회의자료에 요약정리하고, 내부회의는 가능하면 좌석 지정을 지양하기로 하였다.
회의주재자는 회의시작 시 회의목적, 진행순서, 진행방식(발언시간, 순서 등) 종료시간 등을 공지 하고, 일방통행식 권위주의적 회의는 지양하고, 논의된 사항은 종합 정리 후 회의를 마무리하기로 하였으며,
회의참가자는 회의전 배포된 안건 숙지하여 핵심내용만 발언하고, 발언시간이 정해진 경우 발언시간 준수, 자신의 의견만 주장하고 상대방 의견을 존중하지 않는 태도 등은 버리기로 하였다.
부산시는 회의는 조직운영에 없어서는 안 되는 불가피하고 중요한 수단이지만 직원들의 귀중한 시간을 대량으로 낭비할 수 있으므로 스타일의 변화 유도, 민주적 회의운영, 행정자원의 효율적 활용 등 불필요한 회의는 줄이고, 「1·1·1 원칙」회의시스템을 준수, 회의운영이 효율화되도록 노력하여 향후 회의비용을 50% 감축해 나가기로 하였다.
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