표준연, 종이 없는 회의 실시
한국표준과학연구원(원장 이세경)이 경영 혁신의 일환으로 연구원에서 열리는 주요 회의에서 참석자들이 종이 대신 컴퓨터 파일로 정보를 공유할 수 있도록 하는 ‘종이 없는 회의(또는 paperless meeting)’를 실시한다.
‘종이 없는 회의’는 회의 안건과 각종 참고 자료 등을 인쇄된 파일로 배포했던 기존의 복잡한 절차를 생략하고 컴퓨터 파일로 존재하는 회의 자료를 노트북 컴퓨터의 모니터를 통해 확인하는 형태로 진행된다.
지금까지는 회의를 주관하는 직원이 회의 자료를 참석 인원에 맞춰 복사하여 회의 전에 배포해야 했기 때문에 준비하는 시간이 많이 걸릴 수밖에 없었다. 또한 참고 자료가 많을 시에는 그만큼의 종이를 사용해야 했고, 회의 참석인원이 예상 보다 적을 경우 필요치 않은 자료 준비로 종이의 낭비가 발생하였다. 하지만 종이 절약을 위해 회의 자료를 충분히 준비하지 않는다면 원만한 회의 진행이 힘들기 때문에, 불가피한 낭비가 발생하더라도 회의에서 종이를 없앨 수 없는 일이었다.
이러한 문제점을 해결하기 위해서는 종이를 대신할 새로운 회의 ‘도우미’가 필요했는데, 그것이 바로 노트북이다. 연구원들은 강연, 발표 등 노트북의 사용이 일반화되어 있기 때문에 각 부서마다 노트북을 적어도 하나씩은 보유하고 있다. 따라서 부장회의나 주간업무보고회의에 참석하는 간부급 직원들은 어렵지 않게 노트북을 지참할 수 있다.
종이 대신 노트북 모니터를 통해 회의 자료를 공유할 경우, 우선 종이의 낭비를 막을 수 있고, 회의 준비 시간을 단축시킬 수 있다. 또한 자료 중 수정될 사항들을 곧바로 수정하여 컴퓨터 파일로 저장할 수 있기 때문에, 펜으로 고치고 컴퓨터 파일로 다시 입력했던 절차를 생략할 수 있다. 아울러, 회의 중 오고갔던 내용들을 다이어리나 수첩에 기록하는 대신 노트북에 입력하기 때문에 참석자들이 간편하고 빠른 회의 기록을 남길 수 있다.
종이 없는 회의는 현재 월요일 오전마다 열리는 주간업무회의와 부장회의에서 실시하고 있지만 앞으로 종이 대신 노트북을 사용하는 회의가 더 늘어날 전망이다.
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