서울시, 출력장비 공유해 연간 182억 원 비용절감
주요 내용은 클라우드 프린트 시스템 도입을 통한 문서출력 체계의 대대적 혁신을 포함해 문서보안, 복합기유지·관리 등에 대한 시스템을 구축하는 것으로서 서울시는 이러한 내용을 골자로 한 ‘문서출력통합관리서비스(이하 MPS, Managed Print Service)’를 2월까지 신청사에 도입한다고 19일(화) 밝혔다.
이는 지난해 9월 발표한 ‘공유도시, 서울’을 사무실에서 구현하는 동시에 시 사무환경을 효율화하기 위한 조치로서 불필요한 행정력 낭비를 줄여 행정서비스의 질을 높일 것으로 기대된다.
이에 앞서 작년 10월 시는 1단계로 신청사의 프린터·복사기를 다기능 복합기로 교체해 출력장비 대수를 1/4로 대폭 줄이며 예산절감 효과를 거둔 바 있다.
MPS는 ▴클라우드 프린트 시스템(아무때나 모든 복합기에서 출력 가능) ▴지문·공무원증 인증 출력시스템 ▴팩스수신 전자화, PC로 팩스송신 ▴사용량 관리시스템 ▴장비 실시간 모니터링 시스템 ▴스캔문서-email 자동전송 총 6개 시스템으로 구성된다.
MPS 도입에 앞서 시는 직원 200여명을 대상으로 4개월간 시범운영해 본 결과, 종이 사용량이 기존 사용량에 비해 32.4% 감소했으며, 눈에 보이는 변화 뿐 아니라 업무 효율성 및 편의성도 향상돼 직원들의 만족도가 높았다고 덧붙였다.
<클라우드 프린트 기반으로 원하는 복합기에서 원하는 시간에 출력 가능>
특히 이 중 핵심은 클라우드 프린트 시스템으로서 현재 일부 민간 기업에선 클라우드 프린트 시스템을 사용 중인 곳이 있지만, 공공기관이 도입한 건 서울시가 최초다.
이 시스템은 중앙에 서버를 두고 개별 프린터와 연계하면 출력데이터를 중앙이 저장해 언제 어디서나 인증만하면 출력이 가능하다.
기존에는 여러 사용자가 복합기를 함께 사용해 문서 섞임이나 출력 후 찾아가지 않는 문서로 보안이 취약했으며, 부서간 복합기 공유사용시 비용부담 문제 발생과 개인별 사용량 통계 산출이 불가한 실정이었다.
인증은 지문이나 공무원증을 복합기에 갖다 대는 방식으로 이뤄진다. 이렇게 하면, 기존에 발생했던 문서 섞임과 유출 등의 발생을 방지할 수 있고, 다른 사람이 내가 출력한 문서를 볼 수 없게 돼 문서보안도 한층 강화된다.
이에 더해 복합기 고장이나 타사용자가 대량 인쇄할 경우에도 주변 복합기에서 바로 출력이 가능하고, 여러 문서를 출력전송한 후 원하는 시간에 한번만 가서 일괄 출력할 수도 있어 문서출력에 대한 업무처리 시간을 줄일 수 있다.
또한, PC에서 잘못 전송한 문서를 복합기 화면에서 삭제하는 기능도 활용할 수 있어 종이 절감도 기대된다.
이와 함께 클라우드 프린트와 출력량 통계를 활용해 부서 간 복합기 공유를 확대, 칸막이 없는 행정 환경 조성도 가능해진다.
<토너잔량·기기장애 실시간 모니터링해 일괄 처리..각 부서 업무 부담 경감>
‘장비 실시간 모니터링 시스템’은 클라우드 프린트에 기반해 복합기의 토너잔량, 기기장애 상태를 실시간 모니터링하는 시스템이다.
이를 이용하게 되면, 각 부서의 개별 복합기마다 토너 교체, 장애 발생 등을 일일이 확인하지 않아도 신속한 처리가 가능해지며, 토너구매 등도 한 곳에서 일괄 구매해 저렴한 비용으로 구입할 수 있게 된다.
<팩스 전자문서 자동변환으로 종이 절약, 스캔 이메일 자동전송으로 편리한 이용>
팩스 수신 전자화는 상대방이 보낸 종이팩스가 전자문서로 자동 변환돼 PC 또는 스마트폰으로 확인 및 출력하는 것으로서 불필요한 스팸팩스 출력을 방지해 종이 절감이 기대된다. 또, 송신할 때도 PC에서 간편하게 이용할 수 있다.
스캔문서-email 자동전송은 공무원증이나 지문 인증 후 스캔한 문서가 사용자의 이메일로 자동 전송되는 것으로서 간편한 이용이 가능하다.
시는 이와 같은 스마트 사무환경 조성으로 소모품 및 장비 구매비용 감소, 청사의 공간 효율성 향상 등에 따라 연간 182억 원 이상의 경제적 절감 효과를 발생시킬 것으로 전망했다.
공유를 통한 부서별·층별 공간배치 전환으로 장비 구매비용 절감이 연간 20억 원, 토너 등 소모품 비용 절감이 연간 19억 원, 기기 배치 감소로 인한 공간 활용을 사무실 평균 임대료로 환산하면 연간 143억 원의 절감 효과를 거두는 셈이다.
서울시는 향후 서소문 청사, 사업소, 산하기관까지 MPS를 단계적으로 실시해 2015년까지 서울시 전 기관에서 스마트사무 환경 구축을 확대해 나갈 계획이다.
강종필 서울시 재무국장은 “스마트사무 환경을 구축함으로써 장비 공유 문화를 확산시켜 부서 간 칸막이 행정을 없애고 비용을 절감해 나가겠다”며, “이로 인해 불필요한 업무시간을 줄이고 효율화하면 시민들을 위한 행정서비스가 한층 더 업그레이드 될 것으로 기대한다”고 말했다.
서울특별시청 개요
한반도의 중심인 서울은 600년 간 대한민국의 수도 역할을 해오고 있다. 그리고 현재 서울은 동북아시아의 허브로서의 역할을 하고 있다. 서울시는 시민들을 공공서비스 리디자인에 참여시킴으로써 서울을 사회적경제의 도시, 혁신이 주도하는 공유 도시로 변화하고자 노력하고 있다.
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6월 16일 10:20
