제주스타렌트카, 스마트한 전자계약서 시스템 활용

(주)포시에스 전자 계약서 도입. 삼성 갤럭시탭 이용해 생산성 향상과 고객 편의 증대

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2015-09-29 09:05

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서울--(뉴스와이어)--제주지역 대표 렌터카 업체인 제주스타렌트카는 2015년 10월 1일부터 본격적인 전자계약서 시스템을 활용한다고 28일 밝혔다. 9월 한 달여간의 테스트 과정을 거쳤으며, 기간 중 발생 된 문제점에 대해서는 수정이 완료 되었다.

기존에는 계약서에 직접 고객정보를 기재 한 뒤 고객의 자필 서명을 받고, 원본과 사본을 분리 한후 관리 시스템에 수기 입력을 해야 했다. 미리 계약서 내용을 확인 한 뒤, 현장에서 인수만 하는 ‘우선배차’ 시스템을 도입 했지만, 계약서를 작성하는데 최소 10분 정도의 시간이 소요 되었다.

1,700여대의 차량을 운영 중인 제주스타렌트카는 일일 차량 출고 대수가 평균 550대, 주말이나 연휴 시 600대를 넘는 경우도 많다. 그렇기에 시간단축은 일종의 생산성 향상과 같다. 솔루션은 전자계약서로 유명한 ㈜포시에스에서 개발 한 폼을 이용 한다. 기존의 종이 계약서는 전량 전자 문서화가 되었고, 전자계약서의 입력은 직원들 개개인에게 지급 된 삼성전자 갤력시 탭을 사용한다. 고객의 서명은 터치패드 방식으로 입력이 되며, 이렇게 저장된 문서는 자동 전산화 과정을 거쳐 시스템에 입력이 된다.

계약서의 자동화 과정에서 가장 중요한 부분은 고객의 개인 정보 보안 문제였다. 저렴하게 전자 계약서를 공급하는 업체는 많았지만, 가격이 비싸더라도 소중한 고객 정보를 지키기 위한 보안이 잘 구축되어 있는 시스템을 도입 해야한다는 목소리가 높았다고 한다.

제주스타렌트카는 기존의 인력이 직접 하던 업무들을 자동화 하는 데에 초점을 맞추고, 혁신을 실시하고 있다. 전자계약서 도입 외에도, LBS를 이용 한 차량 입출고 시스템, 차량 도어 자동 잠금장치, 충격센서를 통한 사고 자동 전송 시스템 등을 단계적으로 도입 할 계획이다. 최근 사물 인터넷으로 통하는 IOT(Internet Of Things)를 각 업무에 맞게 진행 한다는 목표를 가지고 있다.

전자계약서 도입을 담당한 제주스타렌트카 한상철 부장은, “정량화된 수치 비교가 어렵지만, 적어도 종이 계약서를 사용 하던 때와 비교 했을 때 월등히 업무 처리 속도가 빨라진 것은 사실”이라며, “앞으로도 업무시간을 단축 해 직원들의 업무 부담을 덜어주고, 정확하고 편리한 업무 환경을 구축하는 것이 목표”라고 밝혔다.

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