한국문화콘텐츠진흥원, 문화콘텐츠 부분 최초로 품질경영시스템(ISO 9001) 도입
보통 회사에서 신입사원이 입사했을 때 업무에 관한 양식을 갖고, 체계적인 교육을 할 수 있는가, 업무분장에 있어 업무 차트를 보고 절차를 설명할 수 있는가, 퇴직할 때 인수인계를 위해서 누가 봐도 보기 쉽게 업무 정리가 되어 있는가. ISO 9001은 이런 복잡한 업무에 관한 것을 체계적으로 정리하고, 매뉴얼 화해서 업무의 효율을 높여주는 시스템이다.
한국문화콘텐츠진흥원(원장 서병문, 이하 진흥원)은 오는 30일, 문화콘텐츠 부분에서 최초로, ISO 9001 즉 품질경영시스템과 파일링시스템을 도입했다.
이번에 진흥원이 받게 된 ISO 9001은 고객만족과 조직의 성과 극대화를 위해 업무처리를 표준화, 체계화, 객관화 시킨다는 점에서 의미가 있으며, 특히 진흥원의 문화서비스 부분이 국제기준에 적합하다는 것을 나타낸다.
진흥원은 ISO 9001 추진 배경을 ▲인력, 비용 낭비를 최소화, 정형화시켜서 변화를 추구하고, ▲문화콘텐츠산업의 표준을 마련하며, ▲공공서비스 분야의 업그레이드와 ▲고품질 서비스를 위해 구조적인 변화를 추구하게 된 것이라고 한다. 또한 ▲문화콘텐츠산업을 발전시키고, ▲단순한 업무매뉴얼 차원이 아닌 경영시스템을 도입하여, 업무를 단계별로 표현하기 위한 것이라고 밝혔다.
진흥원 ISO 9001 진행시기는 작년 12월부터 오는 4월까지며, 절차는 프로세스 정리 후 평가 및 심사를 거쳐, 평가 후 중·장기적으로 관리하고, 6개월에 한번씩 사후 심사를 거친다.
이번에 진흥원이 도입하게 된 ISO 9001의 효과로는 ▲각종 문화콘텐츠 관련 사업에 대한 프로세스를 도식화하여 복잡한 프로세스를 명쾌하고, 표준화시키며 ▲이런 프로세스의 도식화에 따른 표준문서체계를 구축할 수 있다는 것이다. 또한 ▲각 프로세스에서의 책임과 권한, 성과관리 등을 바로 체크할 수 있어서 전산 파일링시스템(ERP)과 연계할 경우 실시간 사업 진도 및 성과관리가 이루어지며, 비용, 시간, 인력, 공간 절감이 가능하다고 할 수 있다.
진흥원은 기존 문화산업전반을 이끌기 위해 혁신적으로 추진해온 전산 파일링시스템(ERP)에 이번 품질경영시스템의 일환인 파일링시스템(Filing System)을 추가하여 종합적인 문서관리체계를 구축하게 되었다.
진흥원은 이미 진행하고 있는 종이문서 디지털화(전자 결제 등)를 통해 효율적인 문서검색, 시간과 인력, 비용을 절감하였고, 추가로 도입한 파일링시스템을 통해 공간을 효율적으로 활용할 수 있게 되었다.
파일링시스템은 무분별하게 문서가 보관되어있는 지하창고와 캐비닛, 직원책상서랍까지도 문서식별의 범주에 들어, 도입 후 문서 정리가 체계적으로 되고, 문서 식별이 명확해지도록 했다. 이는 어느 누구라도 진흥원에서 식별되어있는 문서를 보고 원하는 문서를 빠른 시간 내 찾을 수 있다는 것을 의미한다.
진흥원 서병문 원장은 “이번 품질경영시스템을 통해 문화콘텐츠 및 공공서비스 분야를 업그레이드하고, 공공기관 정보공개시스템과 연계하여 효율적인 업무를 진행할 수 있게 되었다”고 말했으며, “더불어 각종 공공서비스와 전체 문화산업에의 기여도를 높일 수 있는 계기가 되었고” 밝혔다. 또한 서원장은 “우리기관이 받게 된 ISO 9001은 문화콘텐츠 부분에서는 최초로 도입하게 된 것”이라고 설명했다.
한편, 진흥원은 안전하고 믿을 수 있는 문화콘텐츠 인터넷서비스 제공을 위해 개인정보보호우수사이트 및 인터넷사이트안전마크 인증도 추가 획득했다. 이 두 가지 인증을 통해 진흥원은 개인의 정보와 시스템보안, 소비자 보호를 고려한 문화콘텐츠 관련 서비스를 제공하게 되었다.
웹사이트: http://www.kocca.or.kr
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한국문화콘텐츠진흥원 기획혁신팀 홍정의 과장 02-2016-4071
